Data Management Group

Słownik terminów

To grupa ekspercka, która stanowi Społeczność RODBUKa i odpowiada za opracowanie szczegółowych wytycznych funkcjonowania Repozytorium.

Regulamin RODBUK Data Management Group

§ 1
Postanowienia ogólne

  1. Repozytorium Otwartych Danych Badawczych Uczelni Krakowskich (RODBUK) jest wspólną inicjatywą instytucji naukowych, realizowaną na podstawie odrębnych porozumień.
  2. Grupa ds. Zarządzania Danymi RODBUK (RODBUK Data Management Group), zwana dalej Grupą RODBUK, odpowiada za opracowanie koncepcji oraz zapewnienie prawidłowego działania Repozytorium Otwartych Danych Badawczych Uczelni Krakowskich, zwanego dalej Repozytorium RODBUK.
  3. W skład Grupy RODBUK wchodzą przedstawiciele instytucji założycielskich:
    1. Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie,
    2. Akademii Wychowania Fizycznego im. Bronisława Czecha w Krakowie,
    3. Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki,
    4. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie,
    5. Uniwersytetu Jagiellońskiego,
    6. Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie,
    oraz przedstawiciele instytucji współpracujących:
    1. Sano – Centrum Medycyny Spersonalizowanej Obliczeniowo – Międzynarodowa Fundacja Badawcza,
    2. Uniwersytetu Wrocławskiego,
    3. Instytut Fizyki Jądrowej Polskiej Akademii Nauk.
  4. Jednostkom spoza grupy członków założycieli przysługuje status członków współpracujących. Szczegółowe zasady przyjęcia nowych członków określa § 6 niniejszego Regulaminu.
  5. ACK CYFRONET AGH pełni rolę technicznego wykonawcy i administratora Repozytorium RODBUK, posiadając głos doradczy w kwestiach technicznych.
  6. RODBUK Group przyjmuje nowych członków według zasad opisanych w niniejszym regulaminie tj. inne jednostki naukowe tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki oraz działające na rzecz tego systemu zgodnie z Ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Art. 7 pkt. 1 i pkt. 2).
  7. Niniejszy Regulamin RODBUK Group, zwany dalej Regulaminem, określa zasady funkcjonowania, tryb pracy oraz zadania i uprawnienia RODBUK Group.

§ 2
Zadania RODBUK Group

  1. Do zadań RODBUK Group należy w szczególności:
    1. monitorowanie najwyższych standardów w zarządzaniu danymi badawczymi i ich implementacja w Repozytorium RODBUK;
    2. promocja Repozytorium RODBUK oraz idei otwartych danych badawczych;
    3. organizacja i prowadzenie szkoleń (stacjonarnych i on-line) dla pracowników naukowych i administracyjnych wszystkich zrzeszonych w inicjatywie uczelni oraz obowiązkowych szkoleń dla nowych członków RODBUK Group z zakresu zarządzania danymi badawczymi w Repozytorium RODBUK;
    4. stała kontrola wprowadzanych danych badawczych oraz weryfikacja poprawności metadanych w oparciu o Przewodnik Data Stewarda RODBUK dostępny na stronie rodbuk.pl;
    5. opracowanie strategii rozwoju Repozytorium RODBUK, harmonogramu działań oraz aktualizacja dokumentacji nie rzadziej niż raz na 2 lata;
    6. stała współpraca z ACK CYFRONET AGH;
    7. współpraca z jednostkami zewnętrznymi, np. Narodowym Centrum Nauki.

§ 3
Zasady funkcjonowania i tryb pracy RODBUK Group

  1. Członkowie RODBUK Group mogą wyznaczyć dowolną liczbę przedstawicieli.
  2. Spotkania RODBUK Group zwoływane są przez Koordynatora przynajmniej raz na 3 miesiące i mogą odbywać się w formie stacjonarnej, zdalnej lub hybrydowej.
  3. Na każdym posiedzeniu wymagana jest obecność przedstawicieli co najmniej 4 spośród 6 członków założycieli RODBUK Group.
  4. Decyzje w bieżących sprawach podejmowane są przez członków założycieli po uzgodnieniu wspólnego stanowiska, a w przypadku braku porozumienia w drodze głosowania.
  5. Każda instytucja ma jeden głos. Jeśli jej przedstawiciele nie osiągną porozumienia, instytucja wstrzymuje się od głosu.
  6. W sytuacji, kiedy uzyskanie większości w głosowaniu jest niemożliwe, ostateczna decyzja należy do Koordynatora.
  7. Głosowanie może się odbywać w formie stacjonarnej, zdalnej lub hybrydowej, jednak w z góry ustalonych terminach, dostępnych dla wszystkich.
  8. Członkowie założyciele RODBUK Group wybierają większością głosów spośród siebie Koordynatora, który reprezentuje grupę na zewnątrz oraz Zastępcę Koordynatora i Sekretarza, którzy wspierają działania Koordynatora.
  9. Decyzje, które wymagają głosowania, są protokołowane i podpisywane przez Koordynatora. Protokoły przechowywane są przez Koordynatora z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.
  10. Z każdego spotkania RODBUK Group sporządzany jest protokół, który przechowywany jest w dostępnych dla członków plikach elektronicznych.
  11. RODBUK Group może powoływać spośród swoich członków stałe lub tymczasowe zespoły robocze, które będą odpowiedzialne za realizację określonych zadań.

§ 4
Wybór, wycofanie, rezygnacja, wybory uzupełniające

  1. Kandydatem na stanowisko Koordynatora, Zastępcy Koordynatora i Sekretarza RODBUK Group może być każdy członek RODBUK Group z instytucji założycielskich Repozytorium RODBUK.
  2. Zgłoszenia kandydata na stanowisko Koordynatora, Zastępcy Koordynatora i Sekretarza może dokonać członek RODBUK Group, który wyraża chęć objęcia wybranego stanowiska lub inni członkowie RODBUK Group.
  3. Kadencja Koordynatora, Zastępcy Koordynatora i Sekretarza trwa 4 lata.
  4. Na trzy miesiące przed zakończeniem kadencji obecnych przedstawicieli RODBUK Group, tj. Koordynatora, Zastępcy Koordynatora i Sekretarza, Koordynator zwołuje posiedzenie RODBUK Group. Podczas tego posiedzenia członkowie RODBUK Group wybierają skład komisji wyborczej, zwanej dalej komisją. Komisję tworzą trzy osoby reprezentujące różnych członków założycieli RODBUK Group, wyłonionych na zasadzie zgłoszenia i po uprzednim wyrażeniu przez nich zgody.
  5. Członkowie komisji nie mogą kandydować na żadne stanowisko, jednak zachowują prawo głosu w ramach zasad określonych w § 3, pkt. 5.
  6. Komisja jest odpowiedzialna za organizację i przeprowadzenie wyborów na stanowiska: Koordynatora, Zastępcy Koordynatora i Sekretarza.
  7. Do obowiązków komisji należy:
    1. Ustalenie i ogłoszenie terminarza wyborów;
    2. Przyjmowanie zgłoszeń kandydatów na stanowiska: Koordynatora, Zastępcy Koordynatora i Sekretarza;
    3. Przeprowadzenie wyborów i ogłoszenie wyników;
    4. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonych wyborów.
  8. Kandydatów zgłasza się w okresie 14 dni od ogłoszenia terminów wyborczych przez komisję.
  9. Wpisanie na listę kandydatów wymaga zgody kandydata.
  10. Komisja ogłasza listę kandydatów nie później niż na 7 dni roboczych przed dniem wyborów.
  11. Komisja wyborcza niezwłocznie podaje wyniki wyborów do wiadomości członków RODBUK Group.
  12. Koordynator, Zastępca Koordynatora i Sekretarz RODBUK Group w każdej chwili mają prawo zrezygnować ze sprawowanej funkcji. Rezygnację należy przesyłać drogą mailową do członków założycieli RODBUK Group. W terminie 10 dni roboczych od otrzymania rezygnacji Koordynator lub Zastępca Koordynatora ma obowiązek zwołać spotkanie członków założycieli RODBUK Group i powołać komisję wyborczą.
  13. Komisja przeprowadza wybory uzupełniające zgodnie z procedurą opisaną w § 4 pkt. 7, 8, 9, 10 i 11.
  14. Członkowie założyciele RODBUK Group mają prawo odwołać z funkcji Koordynatora, Zastępcy Koordynatora lub Sekretarza RODBUK Group osobę, która nie wypełnia powierzonych jej obowiązków. Odwołanie następuje większością głosów członków założycieli RODBUK Group. W momencie odwołania osoby lub osób pełniących funkcje Koordynatora, Zastępcy Koordynatora lub Sekretarza ogłaszane są wybory uzupełniające zgodnie z procedurą opisaną w § 4 pkt. 7, 8, 9, 10 i 11.

§ 5
Zadania Koordynatora, Zastępcy Koordynatora i Sekretarza RODBUK Group

  1. Do zakresu zadań Koordynatora należy w szczególności:
    1. Reprezentowanie i promowanie Repozytorium RODBUK i RODBUK Group w środowisku /na zewnątrz;
    2. Dbanie o ciągły rozwój Repozytorium RODBUK oraz RODBUK Group;
    3. Procedowanie bieżących spraw związanych z funkcjonowaniem Repozytorium RODBUK;
    4. Zwoływanie i przewodniczenie zebraniom RODBUK Group;
    5. Koordynowanie działań związanych z procedurą przyjęcia nowych członków;
    6. Koordynowanie prac grup roboczych;
    7. Aktualizowanie składu osobowego zespołów oraz listy mailingowej RODBUK Group.
  2. Do zakresu zadań Zastępcy Koordynatora należy w szczególności:
    1. Wspieranie Koordynatora w działaniach związanych z funkcjonowaniem Repozytorium RODBUK oraz RODBUK Group;
    2. Kierowanie pracą RODBUK Group oraz wypełnianie zadań Koordynatora podczas jego nieobecności;
    3. Współpraca z Koordynatorem w wyznaczaniu nowych ścieżek rozwoju Repozytorium RODBUK oraz RODBUK Group;
    4. Reprezentowanie i promowanie Repozytorium RODBUK i RODBUK Group w środowisku /na zewnątrz;
    5. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Koordynatora.
  3. Do zakresu zadań Sekretarza należy w szczególności:
    1. Wspieranie Koordynatora w działaniach związanych z funkcjonowaniem Repozytorium RODBUK oraz RODBUK Group;
    2. Organizacja i protokołowanie posiedzeń RODBUK Group;
    3. Prowadzenie rejestru członków RODBUK Group i uczestników spotkań;
    4. Prowadzenie bieżącej korespondencji i dokumentacji;
    5. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Koordynatora.

§ 6
Zasady przyjmowania nowych członków do Repozytorium RODBUK i RODBUK Group

  1. O przyjęcie do Repozytorium RODBUK może ubiegać się wyłącznie instytucja tworząca część systemu szkolnictwa wyższego (zgodnie z § 1, pkt. 5 niniejszego Regulaminu), która chce tworzyć własną instancję oraz przyjmuje warunki określone w niniejszym Regulaminie.
  2. Kandydatura nowego członka Repozytorium RODBUK zgłaszana jest drogą elektroniczną na adres e-mail Koordynatora.
  3. Koordynator weryfikuje, czy jednostka kandydująca spełnia warunek określony w § 1, pkt. 5. Po pozytywnej weryfikacji, w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia, Koordynator przesyła Kandydatowi odpowiednie dokumenty dotyczące Repozytorium RODBUK i RODBUK Group oraz informuje o konieczności podpisania odrębnej umowy z ACK CYFRONET AGH.
  4. Kandydat, po otrzymaniu wiadomości o pozytywnej weryfikacji, ma 14 dni roboczych na szczegółowe zapoznanie się z otrzymanymi dokumentami i przesłanie na konto e-mail Koordynatora informacji zwrotnej o zaakceptowaniu zawartych w nich warunków.
  5. Koordynator, po uzyskaniu niezbędnych zgód od Kandydata, informuje pozostałych członków RODBUK Group o spełnieniu warunków i możliwości przyjęcia ubiegającej się instytucji do Repozytorium RODBUK.
  6. Instytucja spełniająca warunki przyjęcia jest rekomendowana przedstawicielom ACK CYFRONET AGH do podpisania umowy i utworzenia instancji w Repozytorium RODBUK w formie pisemnej decyzji Koordynatora. Kopia pisma przekazywana jest w wersji elektronicznej Kandydatowi.
  7. Podpisanie umowy z ACK CYFRONET AGH skutkuje automatycznym włączeniem nowej instytucji do RODBUK Group.
  8. Instytucja dołączająca do Repozytorium RODBUK zobowiązana jest najpóźniej w dniu podpisania umowy z ACK CYFRONET AGH wyznaczyć przedstawiciela/li do RODBUK Group. Nowi przedstawiciele zgłaszani są na adres e-mail Koordynatora.
  9. Każdorazowe zmiany osobowe w członkostwie w RODBUK Grup są zgłaszane na adres e-mail Koordynatora. Dotyczy to zarówno instytucji założycielskich, jak i nowych instytucji dołączających do Repozytorium RODBUK.  
  10. Członkostwo w RODBUK Group automatycznie wygasa w przypadku rozwiązania umowy pomiędzy instytucją naukową a ACK CYFRONET AGH.

§ 7
Prawa i obowiązki nowych członków RODBUK Group

  1. Instytucja dołączająca zyskuje status członka współpracującego z głosem doradczym.
  2. Instytucja naukowa dołączająca do Repozytorium RODBUK zobowiązuje się do przyjęcia dla swojej kolekcji/instancji struktury i szablonu funkcjonującego w Repozytorium RODBUK. Ostateczne decyzje odnośnie wyglądu i struktury Repozytorium RODBUK podejmują wyłącznie członkowie założyciele.
  3. Członkowie współpracujący mogą zgłaszać propozycje zmian lub aktualizacji w Repozytorium RODBUK pod obrady RODBUK Group oraz prezentować swoje rekomendacje co do szczegółowych działań RODBUK Group. Decyzje dotyczące ewentualnych zmian lub innych działań podejmują członkowie założyciele.
  4. W razie rażącego nieprzestrzegania przez członka współpracującego reguł ustalonych przez RODBUK Group, Koordynator grupy po konsultacjach z członkami założycielami ma prawo zwrócić się z pisemnym monitem do jednostki w celu usunięcia przez nią nieprawidłowości.
  5. Za rażące nieprzestrzeganie reguł RODBUK Group uważa się:
    1. nieprzestrzeganie wytycznych zawartych w Przewodniku Data Stewarda RODBUK;
    2. wprowadzanie danych badawczych niezgodnych z regulaminem RODBUK;
    3. ignorowanie i/lub łamanie zasad zawartych w innych dokumentach, do których stosowania członek współpracujący zobowiązał się, przystępując do Repozytorium RODBUK.
  6. Jeśli nieprawidłowości nie zostaną usunięte w ciągu 3 dni roboczych, Koordynator, po konsultacjach i głosowaniu członków założycieli zgłasza wniosek do ACK CYFRONET AGH o rozwiązanie umowy i odłączenie instancji od Repozytorium RODBUK. W takim przypadku instytucja, z którą umowa została rozwiązana, musi zabezpieczyć dane (przenieść metadane/dane do nowej infrastruktury w ciągu 90 dni od zakończenia umowy) oraz przekierować stałe identyfikatory DOI na nowy adres.

§ 8
Postanowienia końcowe

  1. Zmiany do Regulaminu RODBUK Group wprowadzają członkowie założyciele w wyniku głosowania.
  2. Regulamin RODBUK Group wchodzi w życie z dniem uchwalenia.
  3. Regulamin RODBUK Grup podlega weryfikacji nie rzadziej niż co 2 lata.
  4. Regulamin RODBUK Group jest opublikowany na stronie internetowej Repozytorium RODBUK.

 

Aktualizacja: 24.03.2025